Una vez que el cliente ha decido contratarte, entra en juego toda tu artillería como consultor y uno de los primeros pasos es recabar toda la información posible de la empresa para crear el plan de acción. Este documento exploratorio se llama «brief » y a continuación, conocerás todo sobre cómo hacer un brief.
El brief es un elemento clave en el proceso de consultoría, te ayudará a tener una idea clara de cada detalle del proyecto, objetivos, problemas, metas y desafíos, estas claves facilitarán tu onboarding dentro de la empresa.
Muchas veces el cliente no sabe qué datos son los que exactamente necesitas para trabajar. En este sentido, tu misión como especialista será facilitarle un documento digital que debe rellenar con toda la información que necesitarás para elaborar tu estrategia.
Sabemos lo importante que es para un consultor ofrecer un brief completo y exploratorio, por eso, hemos creado una plantilla de briefing que reúne todos los elementos necesarios e indispensables para recopilar la información de tu cliente. Pero antes, te daremos una guía para que conozca todo sobre el brief.
Tabla de Contenido
¿Qué es un brief?
El término que conocemos en inglés como «brief» traducido al español significa “breve” y, es precisamente eso lo que necesitas, datos claros y precisos sobre la empresa o proyecto para el cual vas a trabajar.
Resolver sobre la marcha no es lo más recomendable cuando se hace consultoría, por el contrario, la organización y la planificación serán tus mejores aliados para encontrar soluciones rápidas. En este sentido, el brief juega un papel muy importante porque te ayudará a establecer mejores estrategias para saber qué acciones tomar.
Para comprender mejor de qué se trata este concepto, es muy importante tener en cuenta que los términos “brief” y “brifing” no son lo mismo.
El brief como ya lo destacamos, es un documento que le solicitas al cliente para conocer y explorar a la empresa, mientras que el briefing es la acción, la solución que en tu rol como consultor propones para llevar a cabo el problema que previamente has detectado en el brief.
8 preguntas que debe ser respondidas en un buen brief
¿Qué debo incluir en el brief? Esta es la pregunta que muchos consultores se hacen cuando inician un proceso de exploratorio, y es que, no hace falta que por cada nuevo proyecto elabores un brief, puedes crear una plantilla general que luego puedas ajustar de acuerdo a las necesidades de tu cliente.
En general, un buen brief debe responder a las siguientes preguntas:
1. ¿Quién es el cliente?
2.¿A qué se dedica?
3.¿Qué pretende alcanzar?
4.¿Cuál es la situación actual de la empresa?
5.¿Qué obstáculos o problema enfrenta?
6.¿De qué manera han intentado de solucionarlo?
7.¿Cuál es el porcentaje de inversión del proyecto?
8.¿Qué espera de la consultoría?
Al responder estas preguntas, automáticamente tendrás el camino más fácil para crear la estructura de tu futuro briefing.
A continuación te decimos en 5 pasos sobre cómo crear un brief exitoso para tu negocio de consultoría
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Cómo hacer un brief en 5 pasos
El brief no es un documento rígido, todo lo contrario, puedes ir ajustándolo cada vez que quieras, dependiendo del cliente y del tipo de proyecto que vas a desarrollar. Algunos de los puntos claves que debe llevar un buen brief son:
1. Datos generales
Esta es una de las fases más importantes del proceso porque te permite entender qué hace tu cliente, qué servicios ofrece, cuáles son los objetivos de la empresa y qué es lo que desean alcanzar.
Además, mientras más información recopiles de la empresa, más fácil será aplicar las acciones de mejora correspondientes y lograrás que el cliente valore tu esfuerzo y el interés que tienes en su proyecto.
2. Análisis de la empresa
Aquí empieza el plato fuerte, esta es la fase exploratoria del proyecto que te permitirá conocer cuál es el problema o desafío que enfrenta la empresa, indagar cuáles son los posibles obstáculos y las causas.
Partiendo de este punto, llegarás más rápido a determinar las posibles soluciones o metodologías que puedes emplear.
3. Recursos disponibles
Durante el desarrollo de tu consultoría no trabajarás solo, tendrás que estar en contacto con los miembros del departamento al cual vas a trabajar. Necesitarás saber cuántas personas trabajarán en las mejoras propuestas, cuáles son sus especialidades y horas de trabajo disponibles.
4. Presupuesto
Aunque el presupuesto del proyecto lo designas tú, es importante que conozcas con cuánto capital dispone el cliente para ejecutar el proyecto.
Esta fase es de gran importancia porque te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo y ajustar las estrategias, herramientas o recursos que utilizarás, según la solvencia económica del cliente
5. Timing
Esta etapa es idónea para establecer las reglas claras del juego y generar una relación de confianza basada en la empatía por ambas partes, algo fundamental para el éxito de todo el proceso.
Es indispensable que antes de comenzar el proyecto se defina el grado de prioridad o tiempo máximo deseado por el cliente para la entrega del proyecto y, luego de este paso, se establezcan fechas de entrega realistas según el análisis que posteriormente ya has analizado.
No puedes olvidar en este punto, dejar claro cuáles son tus honorarios para que no hayan malos entendidos.
Lo ideal es que como consultor logres establecer un cálido clima de confianza donde el cliente sea capaz de expresar abiertamente sus dificultades, esperanzas y expectativas.
¡Haz finalizado!
Como ya te has dado cuenta, el brief es un documento súper importante para el desarrollo de tu consultoría y debe convertirse en un mejor aliado cada vez que inicias un nuevo proyecto. Te facilitará toda la información que necesitas para entender el problema o desafío y te iluminará la ruta a seguir para crear mejores estrategias.
Como consecuencia, el cliente quedará satisfecho y con la seguridad que está dejando su proyecto en las mejores manos.
Sabemos que si has llegado hasta aquí es porque estás convencido que el brief te abrirá las puertas para el desarrollo de consultoría.
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