¿Cómo gestionar tu equipo de trabajo remoto?

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Hoy, el trabajo remoto es una de las mejores estrategias para optimizar la productividad de tu empresa. Estudios comprueban que los empleados se desempeñan mejor al trabajar desde casa y esto incide directamente en los resultados de la organización.

Ya no es necesario que todos los trabajadores se concentren en una misma oficina para poder cumplir sus funciones dentro del equipo. Sin embargo, es importante que aprendas a gestionar correctamente a tus colaboradores in-office y sobre todo a los teleworkers.

Es cierto, el trabajo remoto presenta algunos desafíos, pero con método y organización es posible sacar mucho provecho de esta modalidad.  Así que te vamos a proporcionar algunos consejos prácticos, que te van a ayudar a gestionar mejor a tu equipo de trabajo sin importar donde éste se encuentre.

1.Establece buenas normas y mecanismos de comunicación para el éxito del trabajo remoto

Independientemente del tipo de proyecto que lleves a cabo, la comunicación frecuente es de vital importancia. En este sentido, deja muy claras las expectativas, es decir, todo cuanto esperas de tus colaboradores, principalmente las metas a alcanzar, la cultura de la empresa, pero también lo referente a su estilo de comunicación, y cómo vincularse con sus compañeros.

Facilitar a todos los miembros de la organización, un manual con las normas mínimas de comunicación y convivencia te puede resultar de gran valor.

La comunicación debe ser abierta, los líderes modernos deben buscar el tiempo y la disposición para atender directamente las inquietudes de todos sus colaboradores. Abre canales de interacción en persona y también en línea para aquellos que no se encuentran en la oficina, ya sea vía correo electrónico o por teléfono móvil.

Una práctica cada vez más común el uso de videoconferencias, ya sean grupales o uno a uno. Las oficinas actuales admiten el uso de redes sociales internas, y se valen de pizarras digitales y salas de chat como Slack, Whatsaap o Google Hangout.

Procura centralizar las opciones de comunicación del equipo en un máximo de dos aplicaciones, de manera que el mensaje pueda ser entendido de forma más fácil y eficiente.

El objetivo es brindar a todos los trabajadores alternativas para mejorar la comunicación dentro de la empresa. Mientras más informados estén, mejor será el desempeño en sus labores.

2.Presta atención constante al avance del trabajo

Generalmente, los proyectos se dividen en varios equipos, y cada uno cumple con diferentes tareas. Es indispensable que exista un líder o un “scrum master” por cada grupo.

Esta persona debe reportar a la gerencia general los detalles positivos y no tan favorables del proyecto, así como su desenvolvimiento. Observa con cuidado los objetivos generales de la organización y considera como cada trabajo, y cada miembro del equipo se alinea con tales objetivos.

En ocasiones, voluntariamente o sin querer, tendrás que abandonar algunas tareas, que no son tan importantes en el momento, en este sentido es esencial analizar cuales son tus prioridades y reasignes las actividades al equipo.

Debes entender que todas las personas trabajan de manera distinta, por lo que tu labor será supervisar que cada quien, en su estilo, se amolde a un esquema general de trabajo único como puede ser el scrum o el desarrollo en cascada, por ejemplo.

3.Genera responsabilidad personal en los empleados

Uno de los desafíos más frecuentes en el trabajo remoto es la falta de responsabilidad personal. Como cada trabajador tiene la posibilidad de desconectarse cuando quiera, a veces no se cumple con los objetivos a tiempo.

Sin embargo, esto puede ocurrir tanto con los homeworkers como con el personal de oficina, la única manera de superar retos como la procrastinación, la realización de actividades personales en horas de trabajo, y en general el trabajo ineficiente es mejorando tus procesos de selección del personal y en segundo lugar, el adiestramiento y formación que le ofrezcas.

Las personas con un perfil profesional que incluya un alto nivel de responsabilidad cumplirán con su trabajo estén donde estén.

Es posible que la motivación desvanezca por momentos y la productividad disminuya, pero si eres un líder con suficiente inteligencia emocional y autoliderazgo, encontrarás las maneras de retomar el camino de la efectividad. Procura encontrar un punto equilibrio entre ser una gerente controlador y ser un gerente flexible y comprensivo.

Para asegurar que los trabajadores se sientan aún más comprometidos con el proyecto, también le corresponde a la gerencia aplicar mecanismos de reconexión con el propósito colectivo, y la identificación con la visión de la empresa.

4.Elige mejor, trabaja mejor

La selección es uno de los criterios más importantes, te conviene reclutar colaboradores  con :

• Iniciativa
• Motivación al logro
• Buen carácter 
• Excelentes habilidades técnicas.

Recuerda que no todo tu equipo trabajará en la misma oficina, así que una supervisión tan directa no es posible. Por lo tanto, te debes asegurar de que tu equipo sea de alta eficiencia y proactividad.

Para encontrar personas con tales valores, es vital realizar varias entrevistas a los candidatos al cargo o proyecto. Dependiendo del tamaño de tu organización podrás utilizar pruebas psicográficas como el Big Five o  Hexaco.

Cuando se trata de consultores externos o trabajadores freelancers nada como evaluar su desempeño y calificaciones previas. Para esto existen plataformas como Freelancer.com, Fiver.com y próximamente para Hispanoamérica Consultaneo.com. 

Estas plataformas te permiten hacer comparaciones en tiempo real de cada propuesta o candidatura, puedes acceder de inmediato no solo a la hoja de vida del los candidatos, también a las evaluaciones que le han hecho otros clientes, su efectividad, tiempo de respuesta, así como el portafolio de los proyectos realizados en la plataforma y a lo largo de su carrera.

Consultaneo, por ejemplo, se encargará incluso de verificar no solo los datos personales y profesionales aportados por los candidatos, también, en algunos casos, de validar las habilidades técnicas que los especialistas dicen tener.

5.Plataformas digitales para una gestión de proyectos eficaz

Un buen nivel de coordinación del trabajo demanda que todos los miembros del equipo tengan una buena idea de como va su propio desempeño según la óptica de la gerencia, pero también la labor de sus compañeros y como esta viene materializando el proyecto que se pretende cumplir.

Acá conviene utilizar herramientas digitales que informan de manera clara quien viene haciendo qué y con cuál nivel de eficacia.

En internet, en el App Store de Apple o el Google Play de Android, por ejemplo, puedes encontrar distintas aplicaciones, tanto pagas como gratuitas, que te ayudarán a la correcta gestión del trabajo remoto.

Por ejemplo, nosotros recomendamos el uso de Google Suite para un mejor cloud computing. En cuanto a las aplicaciones de gestión de proyectos, estas  normalmente se inspiran en el famoso tablero Kanban, y entre ellas podemos encontrar a Trello, Asana, Evernote y Monday. Con ellas podrás tener una sola vista el avance de cada tarea y del proyecto en general.

6.Realiza la mejor gestión de tu trabajo remoto

Esperamos que estos consejos sean de gran utilidad, recuerda que uno de los secretos del éxito es aplicar el conocimiento cuanto antes. El trabajo a distancia es una de las estrategias en mayor crecimiento a nivel mundial, como empresario o emprendedor, puedes trabajar desde casa, e incluso llevar una gran empresa desde una pequeña oficina.

Para una mejor gestión del trabajo remoto, te invitamos a cumplir con los criterios que hemos mencionado. Recuerda, buena comunicación, una excelente supervisión, responsabilidad y elección correcta del personal.

No olvides probar las herramientas digitales que te hemos recomendado,  eligiendo la que se adecúa mejor a tus necesidades. Con el uso de la tecnología, y en especial con una buena dosis de liderazgo humano y gerencial tus resultados serán sensacionales.