El Control Interno en las PYMES y el Impacto de la Tecnología

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Grandes organizaciones de hoy en día comienzan siendo pequeñas y medianas empresas, muchas de ellas con claros orígenes familiares. Algunas crecen, se fortalecen y consolidan en el tiempo, llegando inclusive a convertirse en relevantes corporaciones internacionales. Otras cuántas, hasta 8 de cada 10, fallan en el intento y desaparecen, de aquí la importancia de establecer un control interno en las PYMES.

Una de las muchas historias a las cuales se puede hacer referencia en este sentido, es la de la renombrada cadena de comida rápida McDonald’s. Esta importante trasnacional nació de la idea de dos hermanos, Dick y Maurice McDonald, y paradójicamente, la propiedad de su empresa, a final de cuentas, no quedó en sus manos, sino en las de uno de sus aliados, Ray Kroc.

Los hermanos McDonald fueron quienes tuvieron la idea original del negocio, pero no controlaban la organización desde sus entrañas, no así Krock, un líder, que a través del manejo adecuado de la información, potenció a la compañía y se hizo de su propiedad.

Para muchos, crear una compañía propia es un sueño. Para el empresario, el  negocio es parte de su esencia, una extensión de sí mismo, un medio para alcanzar sus aspiraciones individuales y colectivas. Ciertamente montar una empresa no es lo más difícil, sino dirigirla adecuadamente, y para que no  fracase en el intento hay que tener sapiencia, organización y resiliencia.

¿Qué es el control interno?

Las organizaciones empresariales, independientemente de su tamaño y a que se dediquen, tienen unas reglas de juego, directrices para su funcionamiento que deben ser cumplidas de la mejor manera posible por las personas que la integran. Estas reglas deben ser debidamente supervisadas y controladas.

¿Qué es el control interno? The Institute of Internal Auditors (IIA), hace referencia en distintos documentos a lo que se entiende por control interno, pero a efectos de centrarse en una de las más relevantes, se aludirá a la definición que se contempla en el Informe COSO, la cual es producto del criterio de varias de las más importantes instituciones en la materia:

“El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento” (Informe COSO).

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Dada la definición anterior, es importante enfatizar que las pautas del control interno en las PYMES usualmente establecidas, no son iguales a los estándares impuestos en  las compañías de mayores dimensiones.

Esto debido a que muchas de ellas son empresas de corte familiar, organizaciones sui generis, muy peculiares, en las que, por ejemplo, es habitual la mezcolanza de gastos y otras transacciones personales de los dueños con las operaciones de las compañías. Por esto, una condición necesaria para que estas entidades puedan alcanzar el éxito financiero y fiscal pasa por  instaurar y aplicar los más adecuados controles internos.

Algunas consideraciones sobre las PYMES

Como hemos dicho, en el sector de las PYMES se pueden identificar muchas de las características de las compañías familiares, las cuales permanecen por  mucho tiempo en un tipo prácticas poco rigurosas, hasta tanto la administración familiar es sustituida por una gerencia profesional, que por supuesto, podría emerger del mismo seno de la empresa o provenir del nombramiento hecho por una nueva junta de accionistas, como es el caso de las empresas que llegan a la bolsa de valores.

Un aspecto fundamental para que las PYMES evolucionen favorablemente, es distinguir la noción de “familia empresaria”, de lo que es el “negocio familiar”. En este último, con frecuencia se puede identificar la proliferación de numerosos directores o subdirectores adjuntos, creando lo que podemos llamar  “una esclerosis burocrática”, esto es, cargos con altas remuneraciones de poca productividad, así como también la existencia de empleo camuflado a favor de familiares poco competentes.

En la órbita de las PYMES, la eficiencia llama a concentrar el tiempo, dinero y otros recursos, allí donde la productividad y la rentabilidad son mayores.

Despilfarrar los limitados recursos de la organización, como son la visión, energía, tiempo y talento, en metas y actividades improductivas o secundarias, significa erosionar las ganancias de la entidad y su potencial de éxito.

Las PYMES no son empresas grandes en miniatura. El margen de error en este tipo de organizaciones es escaso, y a diferencia de las compañías de mayor envergadura, en aquellas no debería haber tolerancia para gastos suntuarios que supongan un despilfarro de los limitados fondos de la entidad.

Con base en lo descrito, para estas empresas resulta vital una adecuada y oportuna rendición de cuentas financieras y de la gestión empresarial. Esto con el objeto de disipar la desconfianza que pudiese presentarse sobre la administración de la compañía y para identificar errores y desviaciones que pueden ser corregidos a tiempo antes de que causen un daño mayor.

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El gran inconveniente de esta medida es que quienes incumplen las reglas del juego son comúnmente las cabezas de la organización, a menudo imponiéndose el nepotismo.

Por todo lo señalado, la instauración de adecuados controles internos empresariales que se apliquen rigurosamente, resulta una condición imprescindible para el mejor funcionamiento de los emprendimientos y de las PYMES.

A este respecto no es necesario desarrollar complicados manuales y reglas para la compañía, sino diseñar controles organizacionales básicos, preferiblemente basados en la tecnología y que, por sobre todo, se acaten debidamente.

El impacto de la tecnología en el control interno de las pymes

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La tecnología de la información ha venido modificando drásticamente la manera en que los trabajadores realizan sus labores en las empresas, así como ha brindado a la gerencia de las mismas nuevos enfoques para organizar sus tareas. Esta es una realidad que las PYMES no pueden eludir, sino que, por el contrario, deben adoptar y aplicar en profundidad.

Los antiguos esquemas empresariales vienen siendo sustituidos por modelos basados en la tecnología, que se ajustan a los retos y necesidades de los negocios en esta era de la información.

Para el sector de las PYMES, la necesaria adopción de estas nuevas tecnologías, reformula sustancialmente la manera de actuar  por parte de su directiva y de sus trabajadores.

La efectividad de la automatización es innegable. La tecnología está modificando para bien, y con gran rapidez, la forma de trabajar de las personas en todos los estratos de las organizaciones y en todo tipo de empresas. Estos nuevos patrones de interacción y comunicación tienen y tendrán un impacto significativo en las PYMES.

Por ejemplo, muchas empresas hoy en día establecen mecanismos formales de comunicación con sus stakeholders, tanto internamente como hacia afuera, a través de correos electrónicos, aplicaciones de comunicación asíncrona, plataformas de videoconferencias, entre otras.

Debe señalarse sin embargo, que todavía existen empresarios en el sector de las PYMES, que no son muy propensos a realizar las inversiones necesarias en tecnología, ya que consideran que esto representa un costo muy oneroso para sus organizaciones. A este tipo de directivos debemos invitarlos a conectarse con una nueva realidad que cobra especial fuerza a partir de la aparición del COVID-19 y la pandemia mundial que este ha causado.

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No cabe duda que las herramientas tecnológicas transforman la manera de gestionar las empresas, con nuevas y mejores posibilidades para la supervisión y el control. Muchas de ellas incluidas de manera automática en los sistemas de información, rastreando las transacciones operativas y administrativas de la organización desde la cuna a la tumba de manera on line, tal como es el caso, por citar uno de los más prestigiosos, del sistema SAP.

La supervisión remota y el control automático, no es una panacea, sino una realidad en la actualidad.

Está claro que las nuevas capacidades tecnológicas amplían las opciones de la gerencia en las PYMES para controlar y dirigir las finanzas y también para mejorar el rendimiento de sus colaboradores.

Sin embargo, la aplicación intensiva de la tecnología modifica las formas de conducta en las organizaciones, lo cual genera  una previsible resistencia al cambio, radicando el verdadero problema del asunto, no en la novedad tecnológica propiamente dicha, sino en los cambios humanos, que con frecuencia, acompañan a las innovaciones.

Retos del control interno en las PYMES

Los retos que se les presentan a las PYMES en un mundo altamente impactado por la tecnología, son inmensos. No existe hoy en día prácticamente ninguna actividad en las empresas que no pueda sistematizarse y optimizarse aplicando la tecnología, esto incluye procesos de producción, logística, marketing y por supuesto, el control interno de las organizaciones.

Otra realidad que surge en los dinámicos y cambiantes tiempos en que vivimos, es que buena parte de las PYMES, cuando no ha habido sucesión, pueden estar dirigidas por personas pertenecientes a la generación baby boomer.

Si bien, muchos de éstos manejan la tecnología con propiedad, no dejan de ser inmigrantes digitales, lo cual dificulta la comprensión y puesta en práctica de los recursos tecnológicos. Esto es menos probable cuando la organización se encuentra en manos de la generación de relevo, llámense los X, o los denominados “nativos digitales” como los Millennials y la Generación Z.

Mientras más jóvenes son los directivos de las PYMES, más se facilita la implantación de controles internos automatizados, aunque para ello, quizás sea necesario recurrir a la ayuda de un tercero. Aquí, la colaboración técnica de un consultor podría ser invaluable. Para mejores resultados éste consultor debería ser escogido según los requerimientos y necesidades particulares de la organización.

Autor:

Andrés Grisanti Belandria

Certified Internal Auditor