Sistemas de gestión gratuitos para tu PYME

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Sin darnos cuenta, cada día estamos más sumergidos en el uso de nuevas tecnologías. Es difícil ir caminando por la calle, sin ver a una persona con un smartphone en sus manos, utilizando air buds o un reloj digital. En nuestros hogares, ya es habitual el internet y los electrodomésticos conectados a la web ya no son cosa de películas futuristas. 

¡Es un hecho! Lo digital y online invade nuestras vidas, pero… ¿qué pasa en las empresas?

En siguiente artículo te recomendaré las mejores aplicaciones gratuitas para gestionar tu negocio de forma más eficiente. También, te ayudaré a derribar algunos mitos sobre los software de gestión  ¡Comencemos!

¿Por qué necesitas sistemas de gestión gratuitos para tu PYME?

Es difícil pensar en una empresa o en un profesional  independiente, que pueda mejorar su productividad y gestión empresarial sin usar la tecnología.  Por ejemplo, un software de gestión para el manejo de las finanzas, un sistema de planificación empresarial o ERP, y un sistema de gestión de clientes (CRM) etc.

Cada uno de estas herramientas nos ayudan a organizar y controlar las áreas relevantes de nuestra organización de forma más organizada y cómoda, además, desde cualquier lugar del mundo donde exista una conexión a internet. Todo ocurre de una manera mucho más colaborativa si trabajamos en la nube.

Incluso con todas las herramientas gratuitas de gestión que nos ofrece el internet, todavía es muy fácil encontrarse con negocios de larga trayectoria, que se han acostumbrado a experimentar constantes inconvenientes en sus procesos por no incorporar nuevas tecnologías.

Si adelantas un emprendimiento, seguramente en algún momento te habrás hecho la siguiente pregunta :¿es necesario tener un software de gestión? Déjame decirte, que la respuesta es un rotundo Sí. Gracias a él, ganarás organización, control y competitividad.

Los mejores sistemas de gestión gratuitos

Antes de recomendarte aplicaciones web y móviles para la gestión de tu empresa, es necesario  romper con un par de mitos sobre este tema, ya que existen algunas falsas creencias que impiden que muchas Pymes se atrevan a adquirir un sistema de automatización empresarial, veamos:

1 Los software de gestión son herramientas muy complejas.

2 Para utilizar un sistema de gestión se requiere una alta inversión inicial.

3 Es un proceso muy complejo y largo.

4 Son sistemas válidos únicamente para grandes empresas.

Todo lo leído anteriormente es INCORRECTO queridos lectores, y todas estas creencias se convierten en una falsa barrera que hace que algunos emprendedores no se atrevan a ni siquiera  a analizar esta decisión como un beneficio para su negocio.

Los softwares de gestión se pueden implementar en cualquier negocio, desde el más nuevo y pequeño, al más grande y de mayor trayectoria, esto sin necesidad de invertir enormes sumas de dinero, y dentro de procesos relativamente cortos si lo planteamos como un proyecto fundamental que requiere determinada prioridad o nivel de concentración.

Incluso, déjame comentarte que, mientras más pequeña es la empresa, más fácil es la implementación, por lo que es totalmente acertado tomar esta decisión desde los inicios del negocio, esto te permitirá un crecimiento más organizado.

Entonces, si estás emprendiendo, tienes una Pyme o eres autónomo, quiero incentivarte a dar este pequeño gran salto hacia la digitalización, aconsejandote sobre algunas herramientas libres de costo inicial, me refiero a softwares o aplicaciones gratuitas que podrás implementar como soluciones para la mejor administración y gerencia de tu negocio.

 Claro que, a medida que tu negocio crece, seguramente deberás buscar nuevas alternativas, quizás algunas pagas, pero para entonces, ya tendrás un negocio totalmente organizado que creció de una manera mucho más rentable, lo que te permitirá costear esas nuevas herramientas. 

Por el momento, para comenzar a digitalizar tu empresa, puedes comenzar tranquilamente con los siguientes recursos.

1.Facturando

  Emprendimiento digital: Cómo iniciar un negocio online

Si en principio tu intención es solo facturar de manera digital, te recomiendo utilizar un software exclusivo de facturación como Factura Gratis. Este es una servicio en la nube con el que podrás realizar hasta 20 facturas electrónicas por mes de manera totalmente gratuita.

factura gratis app

2.ERP (Planeamiento de Recursos Empresariales)

Si ya emites facturas electrónicas, seguramente vas a estar buscando algo más, y acá es donde debes pensar un planeamiento de recursos empresariales más sofisticado. Para ello cuentas con los sistemas ERP, que te permitirán organizar muchas actividades del negocio, como ventas, pagos, compras, cobros, cuentas corrientes, listas de precios, stock, etc.

Uno de los ERP más famosos a nivel mundial es SAP, pero, para etapas tempranas, y sobre todo si estás en la Argentina te recomiendo con los ojos cerrados Xubio.

xubio app

Xubio es un sistema de gestión en la nube, que cuenta con una versión gratuita bastante completa. Con esta aplicación, podrás realizar hasta 100 facturas electrónicas por mes, gestionar cuentas corrientes tanto de clientes como de proveedores, y también llevar la contabilidad de tu negocio. Además, tiene opciones de sincronización con Mercado Pago, Mercado Libre, Mercado Shops y Tienda Nube, lo cual es realmente un plus.

Es un software que he visto funcionar perfectamente en Pymes, monotributistas, profesionales, y de hecho, es el software que utilizo mayormente para gestionar las actividades contables de mis clientes online.

Este sistema ofrece un acceso compartido,  que me permite realizar mi trabajo como contadora, e ir compartiendo el avance del trabajo  con el cliente  de una manera más fácil y trabajando 100% en la nube.

Si te cansaste del cuadernito de anotaciones o las planillas de Excel, que te complican cada día más tus labores, te recomiendo que analices esta alternativa. Además, cuenta con una APP para tu celular.

Y si tienes dudas para realizar las configuraciones para tu emprendimiento y necesitas asesoría, no dudes en contactarme, estaré dispuesta a ayudarte.

Lamentablemente su versión gratuita no permite la gestión de stock, por lo que si vendes productos y te gustaría tener esta función, deberás pasar a la versión paga de Xubio.

Otra muy buena opción 100% recomendable para gestionar tus inventarios es, Oddo, una herramienta totalmente gratuita que puedes descargar ahora mismo.

Si te encuentras en cualquier otro país de latinoamérica, y tu organización es mediano tamaño es posible que ERPs como Epicor o Calipso puedan servirte.  

3.CRM (Gestión de las relaciones con clientes)

  Satisfacción del cliente: Qué es, cómo medirla y mejorarla

Los CRM son sistemas que te permitirán registrar y concentrar en un solo lugar todas las interacciones entre tu empresa y los clientes.

Las palabras se las lleva el viento, dice un viejo dicho, por eso es importante que toda la comunicación quede asentada, acá es donde entra en acción el CRM, para poder llevar trazabilidad de toda interacción con el cliente. Un dato adicional es que un buen CRM te permite ahorrar hasta un 70% de tiempo para administrar los procesos de venta en tus negocio.

Como excelentes opciones de CRMs, te recomiendo a Zoho CRM, y Hubspot un par sistemas en la nube tipo freemium, es decir, gratuito en gran medida y pagos a partir de ciertas funcionalidades en adelante. 

zoho crm

Su versión “free”, te brinda tres usuarios y funciones esenciales, como clientes potenciales o prospectos, documentos y aplicaciones móviles, lo que lo convierte en una opción perfecta para las pequeñas empresas.

Todos estos recursos, incluso en su nivel gratuito son de gran utilidad, y con frecuencia suficientes para la gestión de las Pymes.

Así que es hora de derribar los mitos que comentaba al inicio y empezar a aplicar estas herramientas en tu negocio.

No  olvides, que los sistemas de gestión, no solo son para organizar los números o las finanzas de tu negocio, la información que generan puede servirte para mejorar la toma de decisiones, incrementar la productividad y mejorar o ajustar áreas críticas como la producción o el proceso de ventas.

Toma en cuenta que, cuanto mayor sea el número de procesos empresariales implementados a través de un sistema informáticos de gestión, y más se eleve su grado de utilización por parte del personal, mayor será la eficiencia y la rentabilidad que obtendrás.

Micaela Ailin Coria

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