Cómo liderar un equipo de trabajo remoto y aumentar su productividad Recomendaciones de un CEO

Tiempo de lectura: 13 minutos

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Día lunes en la mañana, me llega una notificación a través de Click Up, la app que utilizamos en Consultáneo para gestionar proyectos y optimizar las labores del equipo de trabajo remoto.

La notificación me avisa que Gabriela, nuestra Gerente de Comunicación, me ha asignado una tarea titulada:  Artículo: Cómo liderar un equipo de trabajo remoto y aumentar su productividad. Hago clic para revisar la descripción y Gaby me explica:

En la breve historia que arriba relato sobre el origen de este mismo artículo intento hacer evidentes un par de cosas:

1.  La conveniencia y practicidad que le suma al trabajo de tu empresa un sistema de gestión de proyectos como Click Up o sus similares Asana, Monday y Trello.
   
2. La disponibilidad y disposición que debe mostrar un líder para colaborar con su equipo de la manera más eficaz y oportuna posible. 

¿Qué pasaría si llegado el miércoles, yo no hubiese tenido listo el artículo? Es poco probable que Gaby me despidiera, sin embargo, es muy posible que mi confiabilidad como líder se hubiese visto disminuida ¿Con qué moral podría yo exigir a Gabriela puntualidad en sus entregas futuras? 

Sobre la responsabilidad personal y los sistemas que debe utilizar un líder al gestionar su equipo remoto estaremos conversando a continuación. Acompáñame a conocer cómo sortear las barreras de la distancia física para mantener tu equipo remoto motivado y productivo.

Características de un buen líder remoto

Creo que es mucho más fácil comprender de qué está hecho un líder, observando con detenimiento los verbos que le identifican y no tanto los adjetivos. Es decir, el líder se muestra principalmente a través de sus acciones, y esas acciones le van confiriendo adjetivos como: perseverante, capaz, puntual, ingenioso, amable…

El cerebro humano está hecho para aprender mucho más mediante historias o parábolas que a través de conceptos teóricos, de modo que, si deseas potenciar tu liderazgo te invito a leer las biografías, incluso ver películas y series de los más grandes líderes de la historia.

Mandela, Gandhi, Marie Curie, Bolívar, y más recientemente Steve Jobs, Angela Merkel o Michelle Obama, todos estos líderes y lideresas, muestran en su conducta un alto compromiso y entrega para con el trabajo.

A ellos normalmente les sorprendería la noche (y a veces el día) trabajando en la consecución de su “propósito”.  Así pues, para ser un líder debes “demostrar” mayor voluntad de trabajo que el resto de tu equipo.

En el párrafo anterior he mencionado y puesto entre comillas dos términos clave: “propósito” y “demostrar”.

“Propósito” es una las palabras más potentes que conozco, dado que en simultáneo señala la meta a la que se quiere llegar y también contiene la razón que nos mueve a hacia esa meta.

El que vive con propósito se mantiene firme en su búsqueda, encuentra sus propios valores en el andar. Haciendo esto de forma consistente no podrá evitar inspirar a otros, construir carácter y levantarse tras cada tropiezo para perseverar cuantas veces sea necesario.

“Quien se atreve a vivir con firme convicción en su razón de vida, tampoco podrá evitar “demostrar” a las personas en su entorno una excelente manera de hacer las cosas”.

La invitación es a liderar con el ejemplo, esto no significa que el líder sea un ser “impoluto” o perfecto. Steve Jobs, el fundador de Apple, fue un sujeto realmente insoportable, pero nadie le podrá negar su inmenso compromiso para con el trabajo, su creatividad y alto nivel de exigencia en la calidad de sus productos.

El propósito de Jobs estaba claro, el deseo de cambiar al mundo a través de la tecnología. Fueron sus acciones las que lo catapultaron  como una de las personas más influyentes de la historia moderna.  Sus defectos, que no eran pocos, así como los de Bolívar, El Libertador, han quedado eclipsados por la incandescente luz de sus actos y sus “resultados”.

He aquí otra palabra indispensable para apalancar el liderazgo “resultados”. Un supuesto líder quien solo habla y habla, termina por ser un demagogo. Son las acciones efectivas, la concreción de las ideas, paso a paso, lo que genera esa sensación de avance en el propio líder y en sus seguidores. Todo esto alimenta el espíritu y la creatividad para seguir adelante descubriendo nuevas y mejores maneras de hacer las cosas.

Al inicio de este artículo mencionaba que las keywords o palabras clave de este artículo debían ser “equipo de trabajo remoto”, sin embargo hasta ahora no me había referido ni una sola vez al colaborador que trabaja desde su hogar o desde un coworking.

¿A qué se debe?, te preguntarás. Muy sencillo, la esencia del liderazgo en cualquier organización, tradicional o a distancia, será exactamente la misma. Los fundamentos como: la claridad de propósito, el trabajo ejemplar del líder, la generación de resultados, y la comunicación efectiva, se mantienen idénticos, lo que sí varían son algunos métodos gerenciales.

Del líder tradicional al líder remoto: ¿Cómo adaptarse a los cambios?

Un equipo de trabajo remoto es aquel que presta sus servicios fuera de las oficinas tradicionales de una empresa, algunos teletrabajan, mientras otros trabajan desde casa o desde el lugar de su preferencia.

La gran libertad de elección de la que goza esta clase de trabajadores obliga a los gerentes de una organización remota a relacionarse con su personal de manera distinta a como lo harían con un grupo presencial.

Las conductas consideradas importantes en una matriz de evaluación tradicional incluyen la presencia y puntualidad del colaborador en su puesto de trabajo, una apariencia prolija y, en algunos casos, el uso de uniforme.

Aunque es ideal que el trabajador remoto se vista adecuadamente para iniciar su jornada laboral en casa, esto deja de ser un punto crítico a evaluar en su desempeño, la actitud más relevante que puede mostrar un trabajador remoto es la entrega de resultados de forma oportuna y con máxima calidad. 

 Planeamiento y comunicación de las expectativas

Aquí surge la pregunta: ¿cuáles resultados va a entregar el trabajador remoto si previamente no se la ha comunicado de forma clara y por escrito lo que se espera de él?  

Estamos en presencia entonces de la primera gran diferencia entre liderar a un equipo tradicional y liderar a un equipo de trabajo remoto: máxima planificación. 

Como empresario con más de 22 años de experiencia he dirigido empresas de un puñado de empleados y grupos de hasta 50 personas, así mismo he asesorado en el ámbito estratégico a empresas de todos los tamaños. Pero, es a partir de la pandemia y la inevitable necesidad de trabajar en modo 100% remoto cuando comprendo el nivel de “inercia» con el que se mueve la mayoría de las pymes en Latinoamérica. Incluyendo algunas de las que yo he dirigido.

Con inercia me refiero a la actividad de un equipo de trabajo que cumple con sus tareas de manera empírica, improvisada, sin una razón de ser y solo impulsado por el sentido común, la emulación y por las constantes órdenes del jefe. 

La PYME tradicional puede subsistir de una forma no planificada sólo cuando existe un supuesto “líder” dando órdenes a toda hora: “atiende a la señora”, “acomoda la estantería”, “prepara los cheques de los proveedores”, etc.  Y luego, gracias a los llamados de atención “¿por qué llegas tan tarde?”, “¿qué pasó con el informe que te pedí?”, en fin.   

En los equipos que hacen uso del home-office“ los llamados de atención” pueden ser frecuentes, pero resulta inviable  intentar liderar al estilo del “jefe mandamás”. A todo líder y en especial al líder remoto le corresponde crear una visión de largo alcance, y a partir de ella generar planes de largo, medio y corto plazo.

Como te comentaba, es posible que en la empresa tradicional la planificación formal ni siquiera exista, pero en una empresa u organización en la que las personas trabajan desde sus casas o desde cualquier lugar, es imprescindible planificar el conjunto de funciones y acciones que cada departamento y de cada persona debe cumplir para que todos juntos puedan cumplir los objetivos propuestos.

Consejos para liderar un equipo de trabajo remoto

Para liderar un equipo de trabajo remoto es imprescindible planificar el conjunto de funciones y acciones que cada persona debe cumplir, veamos a continuación algunas recomendaciones que no pueden faltar dentro de la gestión de equipos a distancia

1. Clasifica el tipo de actividad productiva

Un factor decisivo en la gestión exitosa de un equipo remoto es distinguir entre las actividades que corresponden a operaciones y las actividades que corresponden a proyectos.

Las actividades operacionales son aquellas que se deben cumplir a diario o de manera regular. No tienen una fecha de finalización determinada. Estas funciones, normalmente se apuntan en la descripción de cargo del colaborador.

En el caso de un Community Manager, una de sus funciones operacionales podría ser por ejemplo : “Coordinar el diseño, redacción y publicación de posts en Instagram tres veces por semana”. Lo ideal es que esa función esté asociada a una meta SMART (mensurables, alcanzables, relevantes y temporales). Esta actividad se debe perseguir un resultado, como por ejemplo “aumentar el número seguidores hasta 10 mil”. Además, la actividad operativa puede prever momentos de entrega (lunes, martes y viernes), pero lo que de seguro no tendrá es una fecha de caducidad, la función se cumplirá de forma habitual hasta nuevo aviso.

2.Desarrolla una mentalidad AGILE

En el caso de las actividades asociadas a proyectos, las tareas deben contar necesariamente con una fecha de entrega definida y, a su vez, todas las entregas parciales deberán apuntar a una entrega general del proyecto en una fecha determinada.

 Para poder medir el nivel del productividad y lograr avances concretos, en la gestión de proyectos es conveniente utilizar la mentalidad “AGILE”, según la cual el equipo debe trabajar siempre orientado a la entrega de un Producto Mínimo Viable (MVP, por siglas en inglés). 

El MVP se refiere a un producto físico o intangible, totalmente funcional e incluso comercializable en sí mismo. Un ejemplo típico es el de una fábrica de bicicletas en la que se decide crear un nuevo modelo con rin de 29 pulgadas (tal vez inexistente hasta ahora en el catálogo). En lugar de asignarle al equipo la construcción de todos los componentes de la bici al mismo tiempo, lo más inteligente será trabajar en un MVP, que podrían ser las ruedas, por ejemplo.

Según el metodología SCRUM que forma parte de la mentalidad ágil, el llamado “dueño de proyecto”, presentará una lista de todas las actividades que se efectuarán para cumplir con el objetivo de crear la rueda de 29 pulgadas.

Esta se discutirá con el equipo de trabajo y el Gerente de Proyecto para determinar los posibles obstáculos, requerimientos materiales y técnicos. Luego se asignarán a cada miembro del equipo las tareas y recursos correspondientes para materializar el producto. Para poder monitorear el avance se crean períodos de tiempo de ejecución parcial llamados sprint y reuniones SCRUM periódicas para identificar obstáculos y motivar al equipo.

La entrega del prototipo y luego del MVP tendrá una fecha de cumplimiento que con frecuencia se alarga más de lo esperado. Sin embargo, siempre será necesario definir el deadline (plazo), a fin de que todo el equipo se coordine hacia un mismo objetivo temporal.

Entregada la primera rueda funcional y comercializable, se habrá cumplido la primera fase del proyecto. Lo interesante es que la empresa, si lo desea, podrá decidir dar el paso hacia la producción masiva y sacar a la venta dicha rueda para oxigenarse financieramente mientras el equipo, o los equipos, pasan a desarrollar los próximos MVPs que podrían ser el cuadro de la bicicleta o el manubrio.

En la fábrica de bicicletas, la producción diaria de los modelos ya existentes forma parte de las actividades operacionales básicas, mientras que la investigación y el desarrollo de un nuevo modelo hasta el punto de su fabricación regular serán parte de un proyecto. Entender esta diferencia y las distintas maneras de liderar y gerenciar cada tipo de actividad es determinante para el éxito de ambos procesos.

En un equipo remoto una tarea operacional podría ser, como mencionaba, la gestión diaria de redes sociales; mientras en un proyecto sería el desarrollo y entrega de una nueva funcionalidad a ser integrada en tu aplicación móvil.

Para el desarrollo de cada MVP o módulo de un proyecto es recomendable crear equipos pequeños con no más de 5 o 7 personas, en cambio, para las operaciones, si el ritmo de crecimiento lo exige, mientras más grande el equipo mejor. 

 Cómo aumentar la productividad de los teletrabajadores

La productividad de un equipo depende de un elemento esencial: su motivación. 

La motivación es un estado psicológico que impulsa a la persona a perseguir determinado objetivo. Esta puede ser de tipo exógeno o de tipo endógeno. 

Motivación exógena vs Motivación endógena 

La motivación exógena es aquella que se activa por estímulos que vienen del mundo exterior, es decir de afuera hacia adentro del individuo. La típica técnica de motivación exógena es la del palo y la zanahoria, según la cual, si deseas conseguir que un burro se mueva, necesitas colgar una zanahoria por delante del hocico y un palo para golpear su lomo por detrás. La zanahoria viene a ser el salario, y el palo serían los llamados de atención que señalábamos.

El problema es que, aunque algunos jefes quieran tratarnos como tal, los humanos no somos burros, somos seres complejos y con derechos. Por tanto, la manera de gestionar con éxito al talento humano es mediante una porción de motivación exógena (evitando el palo) y agregando la mayor dosis posible de motivación endógena.

La motivación endógena puede nacer fuera del individuo, tal vez mediante una idea o causa que alguien más le ha vendido, pero luego genera un impulso de adentro hacia afuera, no al revés. 

Esta motivación se implanta en la psiquis y una vez allí tiene el poder de renovarse de manera recurrente. Incluso en esos momentos naturales en los que llega el desánimo y el desaliento, la motivación endógena activa la chispa que le da nueva ignición del motor de tu vida. Ese nuevo arranque es lo que los psicólogos han llamado resiliencia. 

La motivación endógena está muy relacionada con el “propósito”, el mismo que sirve de “destino y de camino”. Cuando nos conectamos con una razón, el quince y el último dejan de ser un destino, este incentivo económico, es visto por la persona como una herramienta a utilizar en el camino que le llevará a bienes superiores ligados a la felicidad verdadera y la realización personal.

Es determinante que la empresa tenga un propósito compartido por todos sus miembros.  “Compartido”, no porque los integrantes se sepan la “visión” de memoria, sino porque relacionan el camino que desea recorrer la empresa, con su propio rumbo personal. El camino de la empresa debe acercar a los colaboradores hasta sus propios sueños.

Basados en lo anterior, para contar con un equipo productivo, se hace obligatorio conseguir personas que sientan un gran gusto por el oficio que desempeñan. Al menos una semilla que pueda cultivarse hasta verla convertirse en ese gran árbol llamado “pasión”. 

Estas personas que integrarán al equipo remoto deben también poseer la semilla del autoliderazgo. El director de una empresa, como líder, no puede convertirse en la cheer leader del grupo, su principal trabajo es el desarrollo del propio liderazgo de cada empleado para que, en algún punto, sean ellos quienes animen al líder a seguir adelante. Tal como lo hizo Gabriela, cuando amablemente me invitó a escribir este artículo, cosa que me motiva de manera endógena. 

En definitiva, para aumentar la productividad de las personas necesitarás elementos de motivación exógena: 

• Buenos salarios, reuniones de trabajo, llamados de atención cuando sean necesarios, tareas muy bien determinadas que se alineen con la visión de la empresa, entre otros.

Y también factores que activen la motivación endogena: 

• Ubicar a las personas en posiciones que disfruten y en las que puedan explotar su máximo potencial.
• Reuniones de tipo social y actividades de integración humana. 
• Cursos de formación que alimenten el conocimiento y práctica en el oficio “apasionante” de cada colaborador.
• Salario emocional: Reconocimiento en privado y en público de la importancia que tiene el trabajo de la persona para la empresa, y más allá, para los clientes y la sociedad misma.

 Herramientas para la gestión de equipo remoto

Al entrar en el tema de herramientas prácticas para la gestión de un equipo remoto, solo podemos hacer algunas sugerencias basados en nuestra propia experiencia. Pero serás tú quien determine según tu presupuesto y gusto, aquellas herramientas que más te convienen.  

Procura involucrar en la selección de las herramientas tecnológicas de trabajo a los Millenials o Centenials de tu equipo, ellos tienen una habilidad increíble para encontrar aplicaciones súper útiles, con frecuencia basadas en inteligencia artificial y a precios asequibles.

En este punto deseo enfatizar la necesidad de utilizar una herramienta de productividad y gestión de proyectos como Click Up, la cuál sugeríamos al inicio. Además, para promover la comunicación y la colaboración en proyectos puedes estudiar softwares en la nube como Slack y Workspace de Google.

Estas herramientas que he mencionado son de tipo horizontal, es decir, sirven para todas la áreas funcionales de la empresa, la buena noticia es que cada vez más, las herramientas verticales (especializadas en áreas específicas), son también concebidas para fomentar el trabajo colaborativo.  Un ejemplo de esto sería Funnelitics.io, un programa para la elaboración de funeles de ventas en el que pueden colaborar varias personas a la vez.

Este artículo fue originalmente escrito en Documentos de Google. Luego lo compartí con Gaby, permitiéndole hacer las revisiones y ajustes de SEO correspondientes. ¿No es genial?

Liderando el equipo Consultáneo

Todo lo que con mucha sinceridad he podido aportar en este artículo ha sido producto de la experiencia vivida durante cerca de 2 años de trabajo 100% remoto en Consultáneo. 

Nuestro equipo medular fluctúa entre 12 y 16 personas, pero además contamos con más de 2500 consultores independientes en nuestra red que laboran desde sus casas en distintas ciudades del mundo. El tratar con todos ellos me ha permitido comprender que detrás de las pantallas y al otro extremo de la línea del internet se encuentra una persona con los mismos desafíos personales y profesionales que siempre han existido, en la organización de ayer y también en la de hoy. 

Uno de los obstáculos más comunes para el bienestar personal y organizacional es sin duda la mala comunicación. Durante estos 24 meses he podido constatar algo que siempre he afirmado durante mi carrera gerencial: 

“La comunicación efectiva y empática es la clave para un buen equipo de trabajo”. 

La pandemia ha agregado toneladas de estrés a nuestra ya estresante forma de vida, lo que hace inevitable que las personas se sobrecarguen emocionalmente y no sepan por momentos cómo manejar las relaciones laborales de forma armónica. Me ha pasado en lo personal y en algún punto les ha ocurrido a todos los miembros de nuestro equipo. 

 Ahora, los desacuerdos e incluso las discusiones más acaloradas que pueden presentarse en este contexto son solucionables con una pizca de buena comunicación.

La buena comunicación 

Desearía poder decirles que la buena comunicación es solo un tema de escucha activa, de hablar y escribir bien, e incluso, de saber utilizar Zoom como todo un experto; pero la verdad es que la buena comunicación depende de un factor fundamental: Inteligencia emocional. 

Ya lo comentaba, tanto el equipo remoto como el equipo presencial, requieren del mismo secreto para resultar victoriosos: Un buen liderazgo por parte de la dirección y principalmente del auto-liderazgo de cada miembro.

Para poder auto-liderarte necesitas auto-conocerte, saber porqué piensas lo que piensas y por qué sientes lo que sientes. Debes además tener la capacidad de comprender porqué las otras personas sienten lo que sienten y actúan como actúan, es así como se alcanza un alto nivel de inteligencia emocional.  

Detrás de cada acto humano hay una emoción, hay una historia personal que lo impulsa. No siempre podemos dominar las fuerzas primitivas del instinto, ni la volatilidad emocional, por esto es imperativo aprender a ser más tolerantes y compasivos con los demás, así como con tu propio ser. 

Desarrollar compasión, actuar de forma humana y también con firmeza cuando se requiera, es un reto muy exigente. No obstante, apoyados por la inspiración que nos regala el “propósito” podemos conquistar estas virtudes. 

Al saber comunicar nuestra visión y nuestras expectativas, al traducir esas expectativas en un plan de acción y en una serie de tareas alineadas con metas trascendentes; al mostrar nuestra acción de trabajo honesto e inteligente y al apoyarnos en los recursos tecnológicos para potenciar la gestión de nuestra organización, nada podrá impedirnos transitar el camino que nos llevará al éxito de nuestra empresa, así como a la realización de nuestros sueños personales.